Privacy Statement Fritech Personeelsdiensten BV

Inleiding

Fritech Personeelsdiensten BV hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten en uitzendkrachten. Daarom hebben wij dit Privacy Statement opgesteld.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken, zullen wij dit in overeenstemming doen met ons Privacy Statement. Alle persoonsgegevens die wij verwerken worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie zijn wij

Dit Privacy Statement geldt voor Be Matched BV en haar dochterondernemingen Fritech Personeelsdiensten BV en Fritech Payrolldiensten BV, allen gevestigd aan de Kerkstraat 39 in Buitenpost.

Fritech Personeelsdiensten BV is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Fritech Personeelsdiensten BV schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. Fritech Personeelsdiensten BV blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op onze vestiging of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Wij kunnen ook uw gegevens verzamelen indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen (zoals een website voor werkzoekenden) waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacy Statement.

Zonder uw toestemming zullen wij in geen geval uw gegevens vastleggen, dan wel bewaren in onze database voor werkzoekenden.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening: bemiddeling, uitzenden, detachering, payrolling, werving en selectie, persoonlijke ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid, loonadministratie en personeelsmanagement.

Uw persoonsgegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

1. U aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten.
2. Om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers.
3. Om u te bemiddelen naar werk, u opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carriere- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden, u in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten.
4. Om met u, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen.
5. Om te beoordelen of u een indicatie banenafspraak heeft door het doelgroepregister te raadplegen, teneinde uw kansen op werk te vergroten.
6. Om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
7. Om uw persoonlijke ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid te bevorderen en te stimuleren, u deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren.
8. Om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via email, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u namens Fritech Personeelsdiensten BV aanbiedingen te kunnen doen.
9. Voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid.
10. Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder identificatie, arbeidswetgeving, aangifte loonbelasting en afdrachten sociale verzekeringspremies.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u:

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Bij alle persoonsgegevens die wij op welk moment dan ook verzamelen zijn wij van de volgende grondslagen uitgegaan en hebben dit ook vastgelegd in ons register van verwerkingen:

• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld de loonadministratie.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting, zoals aangifte loonbelasting.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang van Fritech Personeelsdiensten BV of van een ontvanger van de gegevens, zoals de inlener.

Gegevens die wij verzamelen bij een inschrijving van een uitzendkracht:

• NAW-gegevens, emailadres en andere contactgegevens.
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht.
• Curriculum Vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
• Gegevens over trainingen en opleidingen die u zelf of via ons heeft gevolgd.
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.
• Pasfoto alleen wanneer u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

Gegevens die wij verzamelen bij een werkzame uitzendkracht:

• Nationaliteit, BSN-nummer, ID-bewijs, indien van toepassing werkvergunning;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• Bijzondere persoonsgegevens zoals ras, godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en/of gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag leggen wij alleen vast als dat nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, voor zover daar toestemming voor gegeven is, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet.

Gegevens niet-werkzame uitzendkracht:

• De loonadministratie, pensioenadministratie en de uitzendovereenkomst worden minimaal twee jaar bewaard om te voldoen aan de administratieve en fiscale bewaarplicht;
• Verzoeken tot loonheffingskorting, NAW-gegevens, BSN, geboortedatum en afschriften van documenten ter identificatie worden tenminste vijf jaar bewaard om te voldoen aan de bewaarplicht voor de loonbelasting;
• Gegevens over ziekteverzuim worden in het geval van eigen risicodragerschap tenminste vijf jaar bewaard.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens

Fritech Personeelsdiensten BV kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers, onderaannemers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij 'waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?'.

Wij verstrekken alleen persoonsgegevens wanneer dit conform de eisen van de AVG is.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, is afhankelijk van de geldende wettelijke termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens.

Gegevens ingeschreven uitzendkracht:

Zolang u door Fritech bemiddeld wilt worden voor werk mogen wij uw persoonsgegevens bewaren. Wanneer u hier om verzoekt zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

Wanneer u niet voor ons heeft gewerkt en niet opnieuw heeft aangegeven bemiddeld te willen blijven worden, bewaren wij uw persoonsgegevens twee jaar na de datum van inschrijving, daarna zullen uw gegevens worden verwijderd.

Gegevens werkzame uitzendkracht:

Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Gegevens waarvoor een administratieve en fiscale bewaarplicht gelden zoals de salarisadministratie, uitzendovereenkomst en voor zover noodzakelijk pensioenverplichtingen geldt een bewaartermijn van tenminste twee jaar.

Loonbelastingverklaringen, NAW-gegevens, BSN, geboortedatum en afschriften van documenten ter identificatie bewaren bij tenminste vijf jaar na einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt.

Persoonsgegevens zakelijke relaties

Dit zijn contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.

Fritech Personeelsdiensten BV verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen:

• Voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten;
• Een zakelijke relatie te onderhouden;
• Een opdrachtovereenkomsten te sluiten en te onderhouden.

De persoonsgegevens die wij verzamelen van zakelijke relaties:

• Namen
• Contactgegevens
• Functies van contactpersonen

Fritech Personeelsdiensten BV kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeven van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere entiteiten, aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Fritech Personeelsdiensten BV hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Fritech Personeelsdiensten BV heeft de nodige maatregelen getroffen om te
verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Inzage en/of wijzigen gegevens

Voor kandidaten, uitzendkrachten, gedetacheerden en zakelijke relaties:

Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in uw persoonsgegevens kunt u dit op elke gewenst moment
aan ons doorgeven, zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw CV.

Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevens en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen, dan kunt u te allen tijde contact opnemen met een medewerker van Fritech Personeelsdiensten BV.

Voor overige relaties:

U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daarover contact opnemen met een medewerker van Fritech Personeelsdiensten BV.

Beveiliging

Fritech Personeelsdiensten BV doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Indien en voor zover er gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Fritech Personeelsdiensten BV met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen middels een verwerkersovereenkomst.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Fritech Personeelsdiensten BV, dan kunt u schriftelijk, per email of telefonisch contact met ons opnemen:

Fritech Personeelsdiensten BV
Kerkstraat 39
9285 TA Buitenpost
0511-548300
info@fritech.nl

Op onze website www.fritech.nl is tevens ons klachtenreglement te vinden.

Wijzigingen

Fritech Personeelsdiensten BV kan ten allen tijde om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy Statement. Het meeste actuele Privacy Statement is te allen tijde in te zien op de website van Fritech Personeelsdiensten BV. Deze versie is opgesteld in mei 2018.